¿Qué es el Libro Diario de Contabilidad?

Con seguridad, tanto como empresario o como contador, te has enfrentado a los errores contables, ya sea por desconocimiento del tema o por algún traspié humano; ¡no te preocupes, que a todos nos pasa! Por ello, para disminuir los errores en tu contabilidad, hemos creado este artículo para que sepas cómo mantener un registro diario y cronológico de las cuentas de tu negocio; porque sabemos cuán necesario es que estén ordenadas a detalle. ¡Sigue leyendo y conoce sus ventajas!

Para lograr una visibilidad cuidada y metódica de tus procesos contables puedes echar mano del Libro Diario, el cual sencillamente consiste en:

el registro puntual de cada una de las operaciones económicas que realiza una empresa, en donde cada asiento contable corresponde a la actividad productiva que esta efectúa, anotándola de manera cronológica durante el día a día; así, todas las operaciones en dinero quedan ordenadas para que su administración sea eficiente.

¿Para qué sirve el Libro Diario?

• Para mantener un asiento de cada una de las operaciones o transacciones de tu empresa
• Para establecer un orden de los registros contables que permita un funcionamiento administrativo adecuado

Por lo tanto, el Libro Diario es una herramienta contable muy significativa, ya que su valor dentro de la empresa u organización está determinado por su permisibilidad para:

• Ordenar los datos y asientos en el tiempo al destacar las ganancias o las pérdidas
• Analizar las operaciones realizadas de manera que se mejore la gestión de las actividades comerciales

¿Cuáles son las características del Libro Diario?

En cada país pueden variar las disposiciones legales que definen la estructura del Libro Diario; sin embargo, en esencia todos poseen las mismas características de base, fundamentadas y reguladas por el Código de Comercio respectivo; mientras que el Registro Mercantil se encarga de atribuir su cualidad legal.

A continuación, te detallamos las principales características que integran al Libro Diario:

• Empastado (si se elabora en formato físico)
• Cada folio sellado
• Incluir asientos contables también conocidos como partidas (En el Libro Diario se crean partidas dobles con entradas de crédito —HABER— y débito —DEBE—.)
• Una sumatoria de las partidas de crédito igual a las de débito
• Asientos diarios, en el caso de las grandes compañías y asientos mensuales —como máximo— en el caso de las pequeñas
• Cálculos que puedan realizarse de manera automática a través de un software especializado

Elementos del Libro Diario

Un Libro Diario contiene diversos elementos que permiten su personalización, tales como:

• Identificación de la empresa, con nombre y logotipo
• Un número asignado a la cuenta que consta en el Libro Mayor
• Dos columnas, una para el DEBE (débitos) y otra para el HABER (créditos)
• Fecha de cada transacción, a fin de ver el día exacto de la operación comercial
• Descripción detallada de la operación con datos de la cuenta donde fue acreditada o debitada
• Inclusión en cada cuenta de un asiento de firma del encargado de las operaciones
• Un código de cuenta por cada cliente

Ahora, revisemos cómo se distribuyen los asientos en el Libro Diario, considerando que cada partida puede clasificarse del siguiente modo:

• Asientos de apertura: son aquellos que destacan los aportes de los asociados y se codifican con una “A”.
• Asientos de saldo inicial: son representados con las letras “SI”, se obtienen de las operaciones hechas durante un mes a otro y siempre se expresa el saldo inicial de cada periodo.
• Asientos de cierre: son realizados al término de cada periodo, en ellos se refleja el saldo y se codifican con una “C”.
• Asientos simples: son aquellos en los que se dispone de una cuenta de cargo, además de una de abono.

Asientos compuestos: estos solo contienen varias cuentas simples.

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¿Cómo se llena el Libro Diario?

El libro Diario posee reglas muy sencillas para su llenado y uso cotidiano; no obstante, te recomendamos tener en cuenta que debe de emplearse el sistema de partida doble, tendencia en la contabilidad moderna, ya que se basa en utilizar, como te mencionamos, el “DEBE” y el “HABER” en dos columnas.

Cuando anotamos una operación, por ejemplo, una venta de existencias pagadas en efectivo por el comprador, debemos de incluir las cuentas pertinentes (en este caso las “ventas” y las “existencias”), la fecha y el importe correspondiente a dicha operación.

Recuerda que para su uso es muy recomendable anexar una nota aclaratoria de la operación; primordialmente en los casos en que esta no sea habitual. También es importante aprender a traducir del lenguaje común al lenguaje contable; por ejemplo: dinero en efectivo = caja

Observa la ilustración:

Para llenar el Libro Diario toma en cuenta seguir a detalle estos pasos:

1. Adquirir el formato de Libro Diario en la papelería (si lo harás en físico) o crear el formato digital con las columnas necesarias que antes te referimos
2. No omitir el correcto llenado de los antecedentes personales en la primera hoja
3. Respetar que a la primera columna le corresponde la fecha; en la segunda el detalle o descripción de las cuentas; en la tercera el “DEBE” y en la cuarta el “HABER”
4. Anotar el patrimonio; es decir, el recurso en efectivo con el que empezó la empresa; supongamos: muebles $300.00, y colocar dicho valor en la columna del “DEBE”
5. Colocar las deudas iniciales; por ejemplo, préstamos (al centro con una A —de asientos de apertura—), antes de poner el rubro y ubicarlo en la columna del “HABER”
6. Una vez que se tenga lo anterior en un primer asiento, sacar el patrimonio neto, diferencia entre el “DEBE” y el “HABER”; recuerda que la suma de cada columna debe de tener el mismo valor (DEBE = HABER)
7. Continuar anotando así todo lo que ocurra diariamente con tus cuentas.

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Prohibiciones legales del Libro Diario

Para que realices un Libro Diario óptimo que mantenga su validez legal, te sugerimos considerar los siguientes aspectos para evitar errores en tus cálculos, consecuencias en tu gestión administrativa y reprocesos innecesarios.

• No alterar el orden de las operaciones
• No dejar espacios en blanco ni usar tachaduras
• No intercalar, enmendar, borrar ni rasgar
• No mutilar ni arrancar alguna parte
• No modificar la encuadernación ni la foliación

Como ves, rellenar el libro diario es fácil, lo importante es mantener la constancia para anotar todos los movimientos y revisar no incurrir en ningún tipo de alteración; de lo contrario no será fiable ni válido.

Esperamos que este contenido haya sido de ayuda para ti y te permita resolver todas tus dudas acerca de qué es y cómo se llena un Libro Diario. Recuerda que en Siigo puedes obtener los mejores planes para adquirir un sistema electrónico de gestión contable que te ayude a mantener en orden el registro de tus cuentas. ¡Únete a nosotros y haz la diferencia para tu negocio! Porque cuando tienes Siigo, ¡se nota!