Control de inventarios: mejores prácticas que todo empresario debe saber

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es un conjunto de procedimientos que verifica los movimientos de mercancía en los diferentes centros operativos, almacenes o departamentos de tu empresa. El renglón de los inventarios tiene una gran importancia dentro de los activos corrientes de una empresa no solamente en su cuantía, sino porque gracias al manejo que se le da proceden las utilidades de una organización; por esto surge la importancia de implantar un modelo óptimo para el control interno de inventarios.

Ventajas del control de inventarios

El control de inventarios tiene diferentes ventajas. Verifica cuál punto te resulta más beneficioso, de acuerdo con la condición de tu empresa, pues todas las empresas se encuentran en un estadío diferente y eso genera que algunas deban tomar diferentes acciones.

• El control de inventarios reduce los costos financieros que ocasiona mantener grandes cantidades de inventarios.
• Este procedimiento te ayudará a reducir fraudes, daños físicos o robos.
• Vas a tener suficiente mercancía para vender porque sabes qué te hace falta y qué no.
• El control de inventarios ayuda a reducir las pérdidas que resultan a causa de la baja de los precios
• El control de inventario periódico te ayuda a reducir el esfuerzo que deberías invertir anualmente revisando cuáles fueron tus ingresos, cuáles fueron tus gastos y qué mercancías deberías tener en existencia.

Método para el control de inventarios

El control que se lleva sobre el inventario puede ser de tipo operativo o contable. Cada uno ofrece ventajas diferentes y se aborda de una forma particular.

Control de inventario contable

A nivel contable es importante tener el control del inventario para contrastarlo con los ingresos y con las inversiones que genera tu empresa, es decir que para tener un control de inventarios óptimo a nivel contable tu contador deberá contrastarlo con las existencias reales de mercancía para que sepas cómo llevarlo efectivamente y qué escapes de dinero debes filtrar. Quizá estás incurriendo en gastos innecesarios solamente por el desorden de tu mercancía.

Control de inventario operativo

Este tipo de control recomienda tener las existencias de la mercancía con un nivel apropiado, ya sea en términos cuantitativos o en términos cualitativos, de esta manera es lógico pensar que los controles se empiezan a realizar con antelación al tipo de operación mínima que va a realizar tu empresa, ya que si compras sin tener un motivo, no vas a tener un control general de tus inventarios. Este tipo de control preoperativo es el que comúnmente es conocido como Control Preventivo.

Cómo se realiza un buen control de inventarios

El control contable, el análisis de los inventarios y la auditoría, son los factores que te van a permitir identificar qué tan eficiente es el control preventivo y va a destacar los puntos débiles que debe tener una respectiva corrección. No olvides que los registros y la técnica del control contable son usados como herramientas de gran valor para los controles preventivos. Te contamos el paso a paso para realizar un buen control de inventarios

22 pasos imperdibles para tener un buen control de inventarios será necesario:

1. Que realices un conteo físico de tus inventarios al menos una vez al año, sin importar el sistema que utilices.

2.  Es importante que realices conteos permanentes o periódicos con el fin de identificar las pérdidas de material.

3. Te aconsejamos que tu control de inventarios lo hagas utilizando sistemas computarizados, en especial si tu empresa maneja una variedad grande de artículos. Fíjate si el sistema computarizado que utilizas te brinda un control permanente de tus inventarios, con el fin que tengas actualizado el número de existencias, tanto en precios como en la cantidad.

4. Procura Establecer un control preciso y claro del ingreso de mercancías a tu empresa o almacén, lleva un informe de recepción de las mercancías que son fabricadas por tu empresa y de todas las que compras. Para que la mercancía pueda ser retirada del almacén ten presente que se haga por medio de las notas de despacho o requisiciones estas dos deben tener su autorización correspondiente con el ánimo de asegurar que lleguen al destino que se necesita.

5. Es importante que la mercancía se encuentre en lugares óptimos para que no sufran ningún tipo de deterioro físico o para que no sean robadas también te aconsejamos que les des acceso a este lugar a las personas del almacén que se encuentran con su debida autorización.

6. Nombra un jefe responsable por el almacén con el fin de que él te informe sobre toda la mercancía que se encuentra deteriorada. Es importante que lo responsabilices para que no mezcle los inventarios de propiedad de tu empresa junto con la mercancía que has recibido en depósito o en consignación.
7. Asegúrate de tener un mantenimiento eficiente sobre las compras, la recepción de la mercancía y su correspondiente proceso de embarque.
8. Es importante que le des el acceso al inventario únicamente al personal que no posee un acceso a los registros contables de tu empresa.
9. Mantén los registros de inventarios perpetuos para todas aquellas mercancías que Se caracterizan por tener un costo elevado.
10. Asegúrate de comprar tu mercancía a los proveedores que te den el mejor precio.
11. Ten presente que debes tener  suficiente mercancía disponible para que prevengas situaciones de déficit, no hacerlo te puede llevar a tener pérdidas en tus ventas.
12. Sensibiliza a tu personal con respecto al y cuidado de los materiales: éste lo puedes hacer por medio de concursos y charlas que den cuenta sobre esta situación; registra todas las opiniones que tengan tus empleados para que analices las que te pueden estar haciendo falta y mejoren el estado de tus inventarios; informa a tus empleados acerca de los resultados que han tenido los inventarios, con respecto a las pérdidas pero resaltando la importancia que tienen estos materiales para la empresa.
13. Realiza una confrontación de los registros contables con los inventarios físicos.
14. La mejor manera de proteger tus inventarios es tener un almacén con puertas y techado de esta forma vas a evitar posibles robos.
15. La entrega de la mercancía de tu empresa se debe hacer única y exclusivamente con las requisiciones debidamente autorizadas.
16. Consigue una póliza de seguro con el fin de proteger los inventarios de tu empresa.
17.  Es importante que realices auditorías al azar de tus inventarios y que los compares con los libros contables.
18. En el momento que el sistema de registro y el control de inventarios, no se encuentre integrado por un sistema computarizado con el registro contable, debes encargarte de que se realice diariamente, los cuadres en valores, entre los datos que han arrojado los movimientos reportados del almacén y los que se registraron por medio de la contabilidad.
19. Asegúrate de llevar actas de responsabilidad material firmadas por los encargados del almacén, con el fin de responsabilizar los y que garanticen el control y la recuperación en el caso de que exista mercancía con deterioros por mal cuidado o faltantes.
20. Lleva una relación del personal con nombre y cargos que están debidamente autorizados para ingresar al almacén de la compañía y al mismo tiempo es un registro de los nombres y las firmas de los funcionarios que se encuentran autorizados para retirar productos ordenar ventas y despachos a otras empresas o personas.
21. En el momento que se realiza un movimiento de material es importante llevar un documento que cuente con la firma de la persona que recibe y entrega la mercancía.
22.  Cuando hagas un control de inventarios o registro no debes encargar al personal del almacén, tampoco dijes que tengan acceso a la información que se está recolectando.

Cantidad mínima

Ten presente la cantidad mínima de material que necesitas de cada artículo para que puedas suplir los pedidos que necesitan tus clientes.

Cantidad máxima

Con respecto a la cantidad máxima, esta va a ser la que sin interferir en el espacio con el que cuenta tu almacén, tampoco debe perjudicar la composición del capital del trabajo con la inversión que se realiza, también debe soportar una adecuada marcha de la empresa.  En otras ocasiones, se puede identificar que, en una época determinada, algún tipo de mercancía supere la cantidad máxima.

Solicitudes de compras

La persona que se encarga de llevar el registro de control de los inventarios, cuando identifique que algún material tiene un nivel de existencias mínimo, debe realizar una solicitud de compra al jefe del almacén. Este le hará llegar una copia que cumpla con las autorizaciones establecidas por la empresa para que se ha archivado y debe comprobar la cantidad física real de material, esta cantidad real debe quedar Registrada en la solicitud de compra. De esta forma se contrastará si el registro contable concuerda con la existencia física Real del material que se va a comprar.

Ingreso de mercancía

Con el fin de poseer disponibilidad de almacenamiento para el material que ingresa el jefe del almacén deberá estar enterado de las fechas en las que van a llegar los pedidos.

Auditoría la mercancía que ingresa

En el momento que llega la mercancía el jefe del almacén se encargará de contarla, medirla si es necesario, y revisar el estado de la mercancía que ingresa al almacén con el ánimo de enviar el informe de recepción de la mercancía al departamento de compras. Con el informe de recepción emitido por el jefe del almacén, el departamento de compras va a comprobar si este informe concuerda con la factura que ha enviado el proveedor; una vez se compruebe que la factura y el informe concuerdan, se aprobará la factura para enviarla al departamento de contabilidad, en este departamento se añadirá al importe de la factura, que todos los gastos de las compras cargables a la misma y se identificará el costo unitario de cada artículo.

Cantidades reservadas

En algunas ocasiones, se hacen ciertas ventas, gracias a contratos, temporadas, entre otros, que no son cumplidos de forma inmediata o que por disposición del cliente se estima una fecha en la que se le debe entregar. Cuando se evidencia en estas situaciones, a pesar de que la mercancía no haya tenido la salida del almacén, se debe dar de baja para la disponibilidad de la empresa.

Procedimiento interno de las cantidades reservadas

El departamento de ventas se encargará de suministrar la información al encargado del registro y control de los inventarios para que esta operación se registre en la columna de las cantidades que se encuentran reservadas y se haga la modificación del saldo disponible. En el momento que se envía la mercancía o el pedido al cliente se debe registrar en la columna de salidas, pero a pesar de que sale la mercancía, el saldo disponible no tendrá ninguna modificación, esto gracias a que ya ha sido regularizado al hacer el registro de las cantidades que se reservan.

Salida de la mercancía del almacén

Ten en cuenta que debes ser muy estricto con respecto al control de la salida de los inventarios de tu almacén. Es importante que la mercancía salga del almacén si cumple únicamente con el debido proceso de las notas de despacho o las requisiciones.