Cómo realizar el control de inventarios de tu empresa de manera exitosa

Uno de los procesos más importantes que se realizan dentro de una empresa es, sin duda, el control de inventarios, una gestión que permite saber el estado actual de los productos que se comercializan. Su importancia recae en los beneficios que ofrece, tales como mayores garantías en la cadena de suministro y agilidad en la entrega de productos.

¿Qué es el control de inventario?

Antes que nada, debes tener claro qué es exactamente el control de inventarios y por qué es tan importante implementarlo adecuadamente en tu empresa. Puntualmente, el control de inventarios se define como un sistema que tiene por objetivo gestionar las unidades existentes de productos de una empresa.

Esta gestión incluye una serie de funciones que impactan a nivel transversal la operación de toda la empresa, puesto que permite catalogar en nivel de rotación, características especiales, de mayor cuidado, etc.

Ten en cuenta que…

Contar con un sistema de control de inventario es una necesidad para las empresas, y aunque puede que su implementación inicial sea tediosa, es indispensable hacerlo lo antes posible para aumentar el éxito en la operación.

¿Cómo implemento un sistema de control de inventario?

Para poner en marcha tu control de inventarios deberás tomarte el tiempo necesario para asegurarte de que toda la información sea exacta y la operación se lleve a cabo sin ningún inconveniente, A continuación, te daremos el paso a paso para poder cumplir satisfactoriamente este objetivo.

1. Recolecta toda la información de tu inventario

Este primer paso podría ser el que más tiempo te tome, pero es clave para iniciar asertivamente y evitar errores que podrían afectar el proceso más adelante cuando hayas avanzado. Para este primer momento ten en cuenta:

• Inicia por la última versión de tu catálogo. Asegúrate de tener en stock todos los productos que ofreces y cuantifica las cantidades existentes.
• Determina qué productos seguirás ofreciendo y cuáles dejarás de comerciar para ir actualizando el catálogo. Aprovecha para sacar esa mercancía que no se está vendiendo muy bien y está afectando la rentabilidad de tu empresa.
• Relaciona cada producto con su respectivo proveedor.

2. Categoriza tus productos

Anteriormente, te contamos que una de las funciones principales del control de inventario es catalogar tus productos. Bueno, ha llegado el momento de que inicies está tarea en tu empresa.

Te puedes basar en las siguientes categorías:

• Poca demanda: son productos que no se venden con mucha frecuencia debido a diversas razones, como por ejemplo, que son de largo uso o son de temporadas específicas.
• Alta demanda: aquellos que vendes con mayor frecuencia.
• Delicados: los que requieren más atención en su almacenamiento, embalaje y envío.
• Especiales: mercancía que se compra bajo pedido o en casos particulares.

Este proceso te dará una luz al momento de almacenar tu mercancía, organizando de forma estratégica cada producto. Por ejemplo, ubicar los productos de mayor demanda o de temporada en frente de los racks o a la entrada del almacenaje, de esta manera será más sencillo sacarlos al momento de preparar los despachos.

3. Planifica la rotación de inventario

En este punto debes analizar la entrada y salida de productos para entender el comportamiento de tu stock y así, determinar los días en los que vas a surtir mercancía con tus proveedores. El fin de este paso es mantener el stock de los productos en las cantidades requeridas para evitar el desabastecimiento.

Para guiarte, puedes partir de la siguiente información:

• Regularidad con la que compras productos:

Revisa en tu histórico de compras la frecuencia con la que adquieres determinada mercancía y, partiendo de esta información, podrás establecer fechas para realizar pedidos asertivamente. Debes hacer este proceso con cada proveedor y producto que ofreces.

• Tiempos en los que operan tus proveedores para entregar tus pedidos

Para surtir tu mercancía debes tener claro cuánto tiempo tardan en llegar los pedidos que le haces a tus proveedores. Partiendo de este dato podrás establecer qué días son los indicados para comprar mercancía y mantener el flujo de ventas sin inconvenientes por falta de stock o retrasos en las entregas.

4. Determina la cantidad de mercancía para cada pedido

Hay tres cosas que debes tener presente al momento de gestionar las cantidades productos de tu inventario:

1. Stock máximo: cantidad máxima de unidades de cada producto
2. Stock mínimo: cantidad mínima de unidades de cada producto
3. Punto de re-orden: determinar en qué momento es necesario comprar más mercancía.

Ten presente que para determinar cada uno de estos factores debes tener en cuenta los tiempos de mayor y menor demanda, ya que podrían significar variaciones en la cantidad de productos que requieras.

A partir de este punto ya tendrás todo lo necesario para contar con las bases para establecer un control de inventarios. Ahora, continuaremos con los pasos que debes seguir para mantener en funcionamiento tu sistema de control de inventarios adecuadamente. Sigue leyendo.

5. Realiza un seguimiento riguroso de tu inventario

Habiendo establecido todo lo necesario para asegurar el funcionamiento del control de inventario de tu empresa, será momento de iniciar la gestión. Inicia fija un sistema de registro en tiempo real de los procesos de ventas para poder conocer de primera mano qué productos están saliendo día a día.

Es imprescindible consignar la información requerida inmediatamente para evitar omisión de datos. En caso de que esto último ocurra, te arriesgas a desabastecimiento o exceso de existencias en determinados productos.

6. Actualiza la información del inventario

La actualización de la información de tu inventario será una tarea sencilla siempre y cuando trabajes el registro apropiadamente. Al contar con los datos necesarios, podrás realizar un informe periódico para conocer el comportamiento de tu mercancía y determinar un aumento o disminución de la rotación, realizando los correspondientes cambios en los puntos de pre-orden.

Asimismo, debes actualizar los datos sobre los stocks altos y bajos; y la planificación de rotación de inventarios para poder contactar a tus proveedores en los tiempos adecuados.

Este proceso lo puedes realizar de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Se recomienda hacerlo una vez al año; sin embargo, si lo realizas de dos a tres veces, será mucho más exacta la información, por tanto, más efectiva la operación.

Beneficios de implementar un control de inventarios idóneo

Al contar con la información que te permite recolectar un sistema de control de inventario tendrás varios puntos a favor que ayudarán a optimizar la gestión de tu empresa. Estos son algunos de sus beneficios:

• Mayor certeza sobre la rotación de tus productos.
• Podrás saber el momento exacto de los puntos de re-orden, evitando desabastecimiento.
• Proporcionarás mayores garantías a tus clientes al momento de vender, puesto que sabrás la disponibilidad exacta de tu mercancía.
• Evitarás gastos innecesarios al momento de ordenar nueva mercancía, ya que tendrás fechas claras para hacer este proceso únicamente cuando sea necesario.
• Podrás aprovechar mejor los espacios de tu lugar de almacenamiento, pues no habrá mercancía innecesaria ocupando espacio.

Aumenta la eficiencia del control de inventarios en tu empresa

Si deseas aprovechar al máximo los beneficios que te ofrece una buena gestión del control de inventarios, te compartimos algunos aspectos que debes tener en cuenta al momento de implementar y ejecutar tu plan. Léelos a continuación.

1. Sé disciplinado en el proceso

Si verdaderamente deseas que el control de inventarios funcione, debes comprometerte a cumplir con las tareas que se demandan. Consigna los respectivos datos a tiempo, actualiza la información y mantente al tanto del registro. Ser minucioso te ayudará a aumentar los buenos resultados.

2. Varía las categorías de tus productos

Entre más diversidad haya entre tu mercancía tendrás mayor agilidad en los procesos de despacho, además de un mejor aprovechamiento del espacio del almacén, ya que aseguras una mejor organización.

3. Consolida quienes serán tus proveedores

Tener el respaldo de proveedores que cumplen con los tiempos de entrega y con la calidad de los productos será una alianza significativa para tu empresa. Para consolidar este vínculo de confianza quizás debas experimentar por ti mismo hasta encontrar a los indicados; también puedes buscar referencias, reseñas y testimonios.

4. Implementa un sistema inteligente

Una gran alternativa para poder optimizar el control de inventarios de tu empresa es implementar un sistema o software de gestión. Actualmente, podrás encontrar diferentes opciones en el mercado. Si optas por esta herramienta podrás despreocuparte por el registro de datos y actualización de información, ya que serían procesos automatizados.

Esperamos que esta información haya sido de utilidad para iniciar a planificar el control de inventario en tu empresa. Además, si estás en proceso de planificar la estrategia de tu compañía.