Cómo elegir el mejor software contable en Chile

Identificar cuál es el mejor software contable es una tarea que requiere dedicación, ya que elegir una opción que se adecue a tus necesidades y, que además cumpla con altos estándares de calidad, será una garantía para la efectividad de los procesos financieros. Por eso, para que puedas tomar la mejor decisión te contamos qué aspectos debes tener en cuenta para elegir el software de contabilidad ideal para ti. ¡No dejes de leer!

1. Establece cuáles son tus necesidades

Antes que nada, lo más importante es tener claras tus necesidades, ya sea para tu empresa o si trabajas como contador independiente, así que identifica qué deseas suplir con un sistema de software contable. Recuerda que existe una amplia oferta con servicios diversos; por ejemplo, aquellos que se especializan en nómina, los que se enfocan en facturación electrónica o, incluso, los que te permiten gestionar las operaciones de venta y apoyar el control de inventarios.

Partiendo de lo anterior, podrás considerar sistemas que te brindan opciones con soluciones integrales, lo que facilitará en gran medida la correcta ejecución de tus procesos.

2. Busca un sistema en la nube

Las necesidades de la actualidad están ancladas a factores de inmediatez y flexibilidad en las tareas del día a día; por lo que el acceso rápido y sencillo a la información desde cualquier parte del mundo es una exigencia que resulta indispensable suplir. Los mejores programas de contabilidad en la nube proponen un producto que cumple con estos nuevos paradigmas.

Si deseas aumentar la productividad, al tiempo que sumas efectividad, implementar un software en la nube te ayudará a cumplir con estos objetivos. Además, resulta muy práctico al momento de usarlo, ya que podrás ingresar al servidor desde cualquier parte y en el momento que lo requieras; en otras palabras, tendrás la información de toda la contabilidad de una empresa al alcance de tu mano.

3. Asegúrate de que cuente con actualizaciones automáticas

El ámbito contable y financiero se rige por una serie de políticas establecidas por la ley, por lo que es imprescindible asegurar el cumplimiento de estas. Además, las regulaciones de este tipo suelen presentar modificaciones de forma regular, por lo que es necesario mantenerse actualizado y cumplir con las normativas.

A día de hoy, encontrar sistemas con la capacidad de adaptarse a los cambios que se presentan en las políticas es más sencillo que hace unos años; sin embargo, no debes pasar por alto la revisión de esta función, es necesario que te cerciores de cómo operan las actualizaciones y las garantías que te ofrece el servidor, así podrás tener total tranquilidad en la operatividad del área contable.

Esto es, además, muy útil para las pequeñas y medianas empresas, ya que se automatizan procesos tediosos que, incluso, es posible que se pasen por alto.

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4. Garantiza la seguridad de la información

Este es uno de los aspectos más relevantes, por lo que debes prestarle especial atención. Rectifica con el proveedor qué mecanismos de seguridad han implementado para proteger la información y controlar los accesos (estos solo deben estar desbloqueados para las personas autorizadas).

Otro punto a favor en temas de seguridad para un software contable, son las restricciones para modificar datos como fechas. No olvides preguntar si el sistema que llama tu atención cuenta con este tipo de funciones y pregunta a detalle cómo opera.

5. Busca un software con interfaz intuitiva

Es probable que busques un software con múltiples funciones integradas; sin embargo, existe la posibilidad de que el manejo del sistema no resulte tan sencillo, ya que puede pasar que el diseño no cuenta con un enfoque intuitivo que facilite su usabilidad. Es por esto, que te recomendamos solicitar y explorar el demo de los sistemas en los que son de tu interesado, así podrás probar la experiencia como usuario y determinar su nivel de practicidad y funcionalidad.

Al momento de realizar las pruebas, rectifica los siguientes puntos:

• El ingreso al programa de contabilidad debe ser sencillo y rápido; y el tiempo de carga de la información debe ser prácticamente instantáneo.
• Que el acceso lo puedas hacer en cualquier momento y sin restricciones.
• ¿Qué tan sencillo es administrar la información? Procura encontrar un software que te permita acceder y compartir información de manera sencilla, pero con los respectivos protocolos de seguridad.

6. Contempla los tiempos para la implementación

Al momento de realizar la cotización de tu software de interés, no olvides preguntar por el tiempo estimado para que este empiece a operar y cuánto tardará la capacitación del personal encargado de trabajarlo. Este proceso no puede pasarse por alto, ya que es clave para calcular los costos del producto; además, es indispensable para que tu equipo tenga claro todo acerca del funcionamiento del sistema.

Algo a considerar en este punto, es que los programas de contabilidad  en la nube pueden empezar a operarse casi inmediatamente, puesto que la capacitación es muy breve y están diseñados con más bases de UX (experiencia de usuarios), haciéndolo una mejor opción en términos de tiempos y adaptabilidad.

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