¿Cuáles son las diferencias entre un software contable y ERP?

Actualmente, el mercado ofrece múltiples herramientas tecnológicas para apoyar la gestión de las empresas, proporcionando facilidades en los procesos, aumentando la eficiencia, reduciendo costos; entre muchos otros beneficios. Dentro de los sistemas más utilizados por las compañías se encuentran los ERP y los softwares contables, hoy, te contamos de qué se trata cada uno y cuáles son sus diferencias.

¿Qué es un ERP?

ERP, por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning, en español: Planificación de Recursos Empresariales; es un sistema que ofrece un conjunto de programas integrados, cuyas funciones son la automatización de procesos operativos y productivos. Dentro de sus campos de acción, se encuentran tareas de recursos humanos, marketing, atención al cliente, finanzas y gestión de proyectos.

Principales funciones de un ERP

Para comprender mejor de qué se trata un ERP te contamos cuáles son sus funciones, de esta manera podrás tener claro a qué tareas se destina dentro de una empresa.

• Integrar soluciones

La principal cualidad de los sistemas ERP es el ofrecer varias soluciones en una misma herramienta, lo que proporciona un apoyo específico a determinada tarea. Por ejemplo, si hablamos de la parte de fabricación de un producto, un ERP se encargará de la coordinación, optimización, supervisión y registro desde su salida de la planta hasta su entrega al cliente.

Este trabajo transversal hace que contar con un ERP sea de gran ayuda para encaminar una empresa al éxito, ya que permite estar al tanto de cada paso, facilitando la gestión y eliminando el margen de error.

• Garantiza el éxito de la cadena de suministro

Como te mencionamos antes, los ERP se encargan de hacer seguimiento de inicio a fin en los procesos de producción, esto incluye la cadena de suministro, la cual es clave en términos de atención al cliente. ¿Por qué? Es debido a que se encarga de hacer todo lo posible para cumplir los tiempos de entrega, revisando disponibilidad de productos y planificando la repartición de manera realista, asegurando la llegada a tiempo de los productos.

Cumplir en los tiempos de entrega es indispensable para que la experiencia del cliente sea satisfactoria hasta el final, facilitando su fidelización y generando una recordación de emociones agradables en relación con la marca.

• Apoya los procesos financieros

Ayuda a cumplir adecuadamente la normatividad y las políticas establecidas por la ley; asimismo, agiliza los procesos y disminuye la posibilidad de cometer errores, evitando perdidas en la empresa.

• Apoyo a tareas de recursos humanos

Los ERP son una gran alternativa al momento de facilitar las diferentes tareas que se deben realizar en el área de Recursos Humanos, tales como la gestión de permisos, vacaciones, ausencias, beneficios, etc. De hecho, hoy en día es cada vez más frecuente que las compañías cuenten con este tipo de plataformas, haciendo que muchos de estos procesos que mencionamos sean más autónomos, reduciendo tiempos en solicitudes.

¿Qué es un software contable?

A diferencia de un ERP, un software o sistema contable se enfoca en una sola área de trabajo y, tal y como su nombre lo indica, está pensado para la gestión de las tareas contables de una empresa; sin embargo, también es una herramienta que muchos contadores independientes utilizan, ya que les permite gestionar de manera más práctica y eficiente la información de sus clientes.

Las funciones de un software contable son:

• Registro de todos los movimientos financieros

El seguimiento de las finanzas es uno de los procesos más importantes para el correcto funcionamiento de toda empresa. Un software contable es una herramienta tecnológica ideal para suplir esta necesidad sin correr riesgos, tales como los registros incorrectos en la data, pérdida de información, errores humanos, etc.

• Realización de informes financieros

Gracias a las funciones de registro, es posible realizar los reportes e informes de finanzas de una empresa de manera efectiva y práctica.

• Automatización de funciones

Algunas de las tareas contables pueden ser tediosas y repetitivas, haciendo que se cometan errores. Los softwares contables aseguran que estas responsabilidades se lleven a cabo de manera detallada y exacta, por lo que no habrá de qué preocuparse.

• Clasificación de inventarios

Dentro de la cadena de suministro es imprescindible contar con un control adecuado del inventario, es decir, tener todo el registro de los productos o servicios disponibles junto con sus correspondientes precios. Esto permite estar al tanto en los movimientos de procesos de ventas y, por tanto, de las ganancias.

• Gestión de los procesos de venta

Un software contable es ideal para que todos los procesos de facturación sean automáticos, agilizando la gestión, a la vez que minimiza los tiempos que se deben dedicar a esta tarea, puesto que todo se genera al instante. Al mismo tiempo, tendrás un registro garantizado con información exacta.

• Generación de informes

El registrar todas las actividades financieras de una empresa será solo cuestión de hacer clic en la opción de generar informes y reportes, para poder contar con toda la documentación contable que requieras.

Entonces, ¿qué diferencia un ERP de un sistema contable?

Ahora que tienes una noción sobre las funciones de un ERP y un sistema contable, podemos concluir que la diferencia principal es que un ERP trabaja de manera transversal en el funcionamiento de una empresa, es decir, opera en los diversos procesos de las diferentes áreas de trabajo.

Por su parte, un sistema contable se enfoca específicamente en brindar soluciones contables que faciliten la gestión administrativa. Asimismo, contribuye al cumplimiento de requisitos legales como la declaración y pago de impuestos; y temas de facturación electrónica.