Cómo hacer un inventario de forma exitosa: aplica estos 5 consejos prácticos

Tu inventario es la columna vertebral de tu empresa. Mantenerlo organizado y bajo control es clave para construir un negocio estable, tomar decisiones oportunas y planificar estrategias que funcionen. Por eso resulta indispensable que sepas cómo hacer un inventario de forma exitosa. Sigue leyendo y toma nota de los consejos que te presentamos a continuación.

¿Qué beneficios produce el inventario para tu negocio?

El inventario es la parte de tu actividad económica que te permite ordenar tus bienes, contabilizarlos y saber qué valor aportan a tu emprendimiento. Registrar de forma adecuada tus productos y materias primas tiene múltiples ventajas, entre las que se encuentran:

• Saber qué mercancías vendes más y en qué épocas del año.
• Tomar decisiones acertadas, como el comprar más o menos cantidades de un producto o hacer descuentos para estimular las ventas.
• Tener claridad sobre tus finanzas y llevar de forma organizada tu contabilidad.

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5 consejos para organizar tu inventario adecuadamente

1. Establece un sistema de almacenamiento y clasificación

Para crear dicho sistema, es indispensable que tengas en cuenta qué tipos de productos vas a almacenar (si son perecederos o no, si necesitan condiciones especiales de luz o temperatura) y cuál será la rotación de cada uno de ellos.

Crear un sistema te va a garantizar que el ingreso y salida de tus bienes se produzca de manera organizada. También va a ahorrarte dinero, pues vas a evitar la pérdida o el deterioro de los productos.

Adicionalmente, lo ideal es que codifiques y clasifiques los productos de acuerdo con diversos criterios como: material, tamaño, color, modelo, entre otros. Asegurate de utilizar las variables que más se ajusten a la dinámica de tu negocio para que te sea fácil acceder a la información de tu inventario cuando lo necesites.

2. Destina un espacio adecuado para organizar tu inventario

El lugar en el que almacenes tus materias primas y artículos terminados, debe ser lo suficientemente amplio y limpio para garantizar que tu inversión se mantendrá en buen estado. También debe estar protegido del sol, la lluvia y otros fenómenos que puedan afectarlo.

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3. Realiza conteos físicos de forma periódica

Si bien en la actualidad se utilizan diversas herramientas digitales que facilitan el control del inventario, el conteo físico sigue siendo una práctica efectiva y necesaria para planificar el abastecimiento y la distribución de los productos.

Es fundamental que el resultado del conteo manual coincida con los datos que tienes almacenados de forma digital y con lo registrado en tus libros contables.

La frecuencia con la que realices el conteo físico de tu inventario, va a depender del tamaño de tu negocio y de sus necesidades; puedes hacerlo, por ejemplo, de forma trimestral o anual. Eso sí, te recomendamos elegir épocas con una baja actividad en las ventas; esto para que el conteo no interfiera con el movimiento normal de las mercancías.

4. Diseña un protocolo para el ingreso y la salida de productos

Cuando a tu inventario ingresen materias primas o mercancías, es importante que la persona encargada se tome el tiempo de registrar los elementos. Utiliza formatos donde se pueda detallar información como la procedencia, las características y las condiciones especiales que cada producto necesita para su almacenamiento. Esta rigurosidad va a facilitar que se reporte a tiempo cualquier inconsistencia.

En cuanto a la salida de productos, te recomendamos establecer permisos para controlar quién accede a tus bienes. También debes respaldar cualquier movimiento de mercancías con comprobantes como las facturas de venta.

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5. Utiliza un software de inventarios

Llevar el registro y control de tus productos usando solo papel o programas como Excel, es algo que quedó en el pasado. Hacer un inventario con un software no solo te facilita el ser más competitivo, en un mundo cada vez más inmerso en la tecnología. Además, esta herramienta te va a permitir:

• Disminuir considerablemente la posibilidad de cometer errores.
• Ahorrar tiempo mediante la automatización de procesos.
• Obtener al instante datos que te permitirán saber, por ejemplo, qué necesitas comprar y qué productos te están proporcionando más ganancias.
• Evitar daños, pérdidas o robos.
• Maximizar las utilidades y disminuir los costos de almacenamiento.
• Aumentar el nivel de satisfacción de tus clientes.

Controla exitosamente tu inventario con el software en la nube de Siigo

Además de aplicar los consejos sobre cómo hacer un inventario que te compartimos anteriormente, el utilizar un software como el de Siigo es la clave para lograr que tu inventario contribuya al crecimiento de tu negocio. Nuestro sistema funciona de forma online, por lo que te permite conocer en tiempo real y desde cualquier lugar:

• El valor exacto de tu inventario.
• La ubicación y las cantidades de tus productos.
• La rentabilidad que te proporciona cada artículo vendido.

Con esta información vas a comprar y vender justo lo que necesitas, y vas a tener siempre las existencias suficientes para atender las demandas de tus clientes. Además, vas a poder tomar decisiones inteligentes que mejoren tus finanzas y te ayuden a diseñar nuevas estrategias de negocio.