Cómo anular una factura electrónica

¿Has emitido una factura electrónica con errores y no sabes cómo anularla? Con seguridad lo primero que viene a tu mente es “¡elimino el documento y ya está!”. Pero, ¡no lo hagas! La ley lo prohíbe de manera expresa, por lo que hacerlo te daría problemas al momento de liquidar el crédito fiscal.

Por eso, queremos compartirte cómo anular una factura electrónica de modo correcto; así disminuyes o evitas errores al facturar digitalmente. ¡Calma! Errar es de humanos: sabemos que con frecuencia la prisa o el descuido nos lleva a ingresar datos equivocados u omitir información pertinente, como el nombre del receptor, cantidades de producto, el importe, etc.

Para corregir esos errores te contamos que solo hay una vía precisa: a través de la elaboración de una nota de crédito de anulación.

¿En qué consiste una nota de crédito de anulación?

La nota de crédito de anulación es el documento tributario utilizado en transacciones de compra-venta para anular o modificar una factura con datos erróneos que afectan la contabilidad del emisor y del receptor. Por ejemplo, cuando registraste la venta de un bien y ésta no se concreta; o cuando llenaste una factura por un servicio cancelado por el proveedor o que decidiste ya no contratar.

Pasos para anular una factura electrónica

A propósito de la prisa, ¡no corramos! Antes de entrar en materia, hay algunos aspectos importantes que debes considerar:

• Recuerda que actualmente la mayoría de las transacciones comerciales se regulan mediante facturas electrónicas, por eso es necesario cumplir con este requisito fiscal.
• Toma en cuenta que cada software de facturación electrónica tiene sus propios procedimientos para crear tanto una factura electrónica como para la emisión de su respectiva nota de crédito anulatoria.
• Conforme a la normativa impuesta por el SII, al anular una factura electrónica debes contar previamente con su original y copias marcadas con la leyenda “Nula”.
• No te olvides de contactar al receptor de la misma para acordar los términos con que se emitirá la nota de crédito.

¡Ahora sí!

1. Indicar que se trata de una anulación.
2. Asignar un número consecutivo a la serie (por ejemplo, si expediste ocho facturas, la nota de crédito debe ser la nueve; sin importar el número de la factura que anula o modifica).
3. Referir la factura anulada; por ejemplo: “Número de factura original: XXXX”.
4. Anotar los importes y las cantidades en negativo.
5. No desechar la factura electrónica anulada o modificada; sino archivarla en el libro correspondiente para fines tributarios y enviar copia de la nota de crédito firmada, tanto para el comprador como para el SII, a fin de realizar su respectiva declaración.

En caso de que requieras una nueva factura de reemplazo —modificando los datos erróneos o incluyendo los omitidos— debes incluir el siguiente comentario: “Esta factura reemplaza la factura número XXXX, con fecha XXXX”, esto anulará automáticamente el documento mencionado.

Si no hallaras la opción de “Emitir Nota de Crédito”, contacta al soporte técnico de tu software contable para que no incurras en desajustes en la contabilidad de tu negocio o en tus cuentas fiscales al operar indebidamente el proceso.

También, ten presente que el sistema de facturación electrónica de Siigo te permite anular únicamente Documentos Tributarios Electrónicos, si facturas con él mantente al tanto de la situación y verifica antes del cierre de cada periodo que no tengas facturas pendientes por anular o modificar. Así evitarás sanciones por parte del SII que además afecten tu recuperación del crédito fiscal.

Por otro lado, si realizas este proceso a través del portal del SII te recomendamos esta útil infografía con los pasos precisos.

Cuál es la importancia de emitir la nota crédito

Con la nota crédito puedes corregir o anular una factura que emitiste mal. Ten en cuenta que la factura o comprobante electrónico no se puede eliminar porque si lo haces puedes ser sancionado. Por ende la nota de crédito garantiza transparencia y legalidad en el proceso de facturación.

Motivos de anulación de facturas

En todo negocio suele ocurrir que un cliente solicite la anulación de una factura electrónica emitida, ya sea porque:

• incurres en algún error al diligenciar los datos,
• desea que le expidas la factura después,
• canceló la compra o servicio antes de recibirlos,
• hubo un cambio en los datos que había proporcionado,
• detectó un error o cambio en el monto, etc

¿Qué debe tener una factura sin errores? Conoce sus características

Las características principales de las facturas bien emitidas son:

1. Número y fecha de factura
2. Nombre del cliente
3. Información del sistema de facturación
4. Número de identificación del receptor
5. Información de productos o servicios
6. Información de impuestos
7. Formas de pago
8. Descuentos
9. Observaciones
10. Total de la factura

El sistema de facturación electrónica que elijas para cumplir con la normatividad expuesta por el SII debe garantizar que el proceso de emisión de facturas cuente con la posibilidad de crear notas de ajuste en caso de que se presenten errores.

¿Cuánto tiempo tengo para anular una factura electrónica?

Recuerda, ¡no dejes para el último momento este proceso! Para ello, según la Resolución Exenta N°45 de 2003 —citada en el Oficio N° 3.400 del SII— señala que es posible emitir una nota de crédito al anular una factura; siempre que sea durante el mismo periodo en que se expidió o al mes siguiente como máximo —si excedes este plazo debes tramitar ante el SII una solicitud de devolución del pago del IVA adicional al que incurriste por este error—.

Asimismo, el artículo 22 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios determina que el plazo no debe exceder un lapso de 3 meses.

Además, esta misma ley nos reitera que “la nota de crédito emitida […] también será requisito indispensable para que los contribuyentes puedan obtener la devolución de impuestos pagados en exceso por errores en la facturación del débito fiscal”.

Por último, te sugerimos tener presente que también una factura ya declarada puede anularse emitiendo una nota de crédito a fin de que obtengas tu devolución fiscal.