Conoce qué es un balance general y mantén a tu empresa al día

El balance general es el estado financiero más importante para tu empresa, porque te permite saber qué tienes y qué debes. Es un documento que te facilita visualizar información valiosa sobre tu negocio como créditos por pagar, inventarios, bienes muebles e inmuebles, el dinero que tienes ahora y el que esperas recibir en el futuro.

Si tienes dudas sobre cómo elaborar un balance general que refleje el verdadero estado de tu empresa, el presente artículo te será de gran ayuda: te contamos qué partes debe llevar y te brindamos ejemplos concretos; así te resultará más fácil sacarle provecho a este informe contable.

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Partes de un balance general

El balance general está conformado por tres partes: los activos, los pasivos y el patrimonio. Vamos a examinar de manera detallada cada uno de estos componentes:

Los activos

Están conformados por todo aquello que posee un valor específico. Por ejemplo:

  • el dinero que hay en la caja y en los bancos
  • las cuentas por cobrar
  • las materias primas que están en el almacén
  • máquinas y equipos
  • vehículos
  • enseres y muebles
  • el inmobiliario de la empresa (oficinas, terrenos y construcciones en general)

En el balance general, los activos se clasifican por su orden de liquidez. Además, se organizan tomando como referencia las siguientes categorías: activos corrientes, activos fijos y otros activos. A continuación, vamos a conocer en qué consiste cada una.

a. Activos corrientes en el balance general

Se caracterizan porque se convierten fácilmente en dinero, en cualquier momento del periodo normal de las operaciones de tu empresa. Los activos corrientes se dividen en:

 CajaEs el dinero que guardas en el cajón de tu escritorio, en tu bolsillo o en cualquier lugar donde lo tengas a la mano. También incluye los cheques al día no consignados.
BancosEs el dinero depositado en tu cuenta bancaria.
Cuentas por cobrarEs lo que tienes por recaudar de las ventas hechas a crédito; en esta categoría están además los préstamos, las letras de cambio y los cheques por cobrar.
InventariosEn ellos se detallan las cantidades y los valores de las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados de tu empresa. Los tipos de inventarios más comunes son:

  • Inventario para empresas comerciales y distribuidoras: es propio de establecimientos como tiendas, graneros, ferreterías y droguerías. En este inventario se registra el costo de la mercancía que está disponible para vender.
  • Inventario de materias primas: en el balance general debes poner el valor que tienen las materias primas hasta la fecha en que elaboras el informe. Los materiales deben estar valorados al costo.
  • Inventario de productos en proceso de elaboración: para identificar el costo aproximado de este inventario, debes sumar el costo de las materias primas, pagos directos como la mano de obra (por sueldo fijo o por la unidad que se trabaja), los servicios que contratas por fuera de tu empresa para poder terminar el producto, entre otros.
  • Inventario de producción terminada: tiene que ver con el valor de la mercancía que tienes disponible para vender, valorada al costo de la producción.

b. Activos fijos en el balance general

Los activos fijos tienen que ver con todos los bienes muebles e inmuebles con los que la empresa cuenta y que le permiten desarrollar sus actividades, como máquinas, equipos, vehículos, muebles y enseres, construcciones y terrenos.

¿Cómo poner el valor comercial a tus bienes?

Debes calcular cuál es su valor de venta aproximado y evaluar en qué estado se encuentran al momento de realizar el balance general.

En el caso de bienes recién comprados:

Debes tomar el valor que pagaste al momento de la compra. Ten en cuenta que los activos fijos se desgastan por usarlos; este desgaste es conocido como depreciación. En el caso de máquinas, vehículos y equipos, la depreciación se produce porque se crean otros bienes más modernos, lo que hace que bajen su valor comercial y se vuelvan obsoletos con el tiempo.

c. Otros activos en el balance general

Son aquellos que no pueden ser clasificados en las categorías de activos corrientes o activos fijos: por ejemplo, los gastos pagados por anticipado y las patentes.

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Los pasivos

En esta parte del balance general se registran las deudas que tiene tu empresa con terceros. Los pasivos pueden ser clasificados de acuerdo con la urgencia con que deben pagarse, utilizando categorías como pasivos corrientes, a largo plazo y otros pasivos.

Antes de conocer qué pasivos existen te recomendamos tener en cuenta que, para el caso de los créditos con entidades financieras o los préstamos personales, debes sumar no solo las deudas sino los intereses que estas generan.

Ahora sí, veamos en detalle qué tipo de pasivos puedes incluir en tu balance:

Pasivos corrientesSon los que la empresa tendrá que pagar durante un periodo inferior a un año.
SobregirosDeben tener su valor vigente hasta la fecha en que se realiza el balance general.
Las obligaciones bancariasSe deben agregar los créditos que se tengan con bancos u otras entidades financieras.
Cuentas por pagar a proveedoresSon las deudas pendientes por compras realizadas a crédito a tus proveedores.
Los anticiposEs el dinero que pagó un cliente por un trabajo que aún no le has entregado.
Cuentas por pagarSon diferentes a las deudas que tienes con tus proveedores; por ejemplo, los préstamos que te hicieron personas particulares.
Cesantías consolidadas y prestacionesRepresentan el valor de las cesantías u otras prestaciones que tu empresa le debe a sus colaboradores.
Impuestos por pagarIncluye aquellos impuestos que se deben hasta la fecha en que realizas el balance general.
Pasivos a largo plazoSon aquellos que puedes pagar en un lapso mayor a un año, como las obligaciones bancarias.
Otros pasivosSon los que no clasifican en las categorías anteriores, pero deben estar incluidos en tu balance general.

El patrimonio en tu balance general

El patrimonio tiene que ver con lo que te pertenece hasta la fecha en la que realizas el balance general. Se clasifica en las siguientes categorías:

  • Las utilidades retenidas: son las utilidades que como empresario has invertido en tu empresa.
  • Las utilidades obtenidas en el periodo inmediatamente anterior: debes tener mucho cuidado, ya que el valor de estas utilidades tiene que coincidir con los resultados que arrojó tu último balance general.

Ahora que ya conoces los tipos de activos, pasivos y patrimonios que existen, ¡ya puedes elaborar tu balance general! Ten en cuenta que la recopilación y clasificación de toda esta información es mucho más fácil, rápida y precisa cuando tienes la ayuda de un software administrativo.

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