Conoce qué tipos de Software contable existen

En esta era digital el tema de softwares contables y los beneficios que trae utilizar uno, es un boom. Esto debido a la capacidad que tienen dichos programas para simplificar el trabajo de los contadores y empresarios. Sin embargo, con tanta información el tema parece complejo y no es clara la forma en la que un emprendedor puede favorecerse con esta tecnología; por eso hemos preparado este artículo para ti. Aquí te explicamos todo lo que debes saber acerca de los softwares contables.

Qué es un software contable

Un software contable es un sistema informático que te permite sistematizar y centralizar todas las tareas contables y administrativas que llevas en tu organización. Con esta tecnología puedes consultar en tiempo real cada una de las transacciones y proceso, además, procesa funciones como:

• seguimiento de ventas
• comparas
• inventario
• facturación electrónica
• balances
• nómina

¡Y mucho más!

Tipos de Software contable

Antes de mencionarlos, es importante saber cuál es la necesidad que quiere solventar al buscar uno de estos programas, ya que intuitivamente podemos hablar de niveles de especialidad y especificidad que dependen del usuario, si se trata de llevar contabilidad doméstica, un profesional que cobra honorarios, una microempresa, una sucursal o una empresa con varios puntos de venta.

1. Excel:

Es tal vez uno de los programas informáticos más conocidos en el mundo gracias al sin fin de posibilidades que ofrecen sus herramientas de forma gratuita; sin embargo, manejar Excel a nivel avanzado es un oficio digno de preparación técnica, ya que no es intuitivo ni se puede manejar sin haberse capacitado de forma correcta para dicho fin.

La plataforma básica de Excel es la hoja de cálculo, instrumento que fue diseñado para simular los sistemas de cálculo en papel que anteriormente se utilizaban para manejar datos contables y que está formada por una matriz de dos dimensiones, es decir: filas y columnas.

No obstante, técnicamente Excel no es un software contable, sino que fue un programa al que se le empezó a dar este uso y se popularizó al punto de convertirse en la herramienta principal de los contadores y, en su defecto, de los administradores.

Actualmente, utilizar Excel para llevar la contabilidad de una empresa es una práctica poco productiva teniendo en cuenta que ya existen herramientas especializadas para ejecutar tareas contables, con plantillas y calculo predeterminados creados de acuerdo a la legislación y las múltiples variables que un profesional contable debe tener en cuenta para trabajar.

Además, porque al emplear Excel el usuario está obligado a digitar toda la información manualmente invirtiendo tiempo y energía en labores operativas que se vuelven dispendiosas y que se pueden evitar fácilmente utilizando un software contable y administrativo.

2. ERP:

ERP, Enterprise Resource Planning en inglés, es un sistema de planificación de recursos empresariales, utilizado para gestionar y monitorear las tareas de las diferentes áreas en una empresa; desde la producción hasta la distribución de productos, pasando por la administración, nómina, etc.

La función principal de una ERP es centralizar la información y los procesos, de modo que se pueda tener mayor control sobre el total de la compañía sin importar la especialización de cada departamento y trabajador, con lo que se puede lograr mayor eficiencia y uso acertado de los recursos.

Desde esta herramienta también es posible ejercer labores relacionadas con la contabilidad, ya que se puede recoger la información financiera y contable procedente de diferentes origines de manera directa y transparente para generar los informes o documentos que se requieran, con lo que se pueden hacer asesorías y proyecciones sobre la empresa.

3. Software contable en la nube:

Los software contables en la nube son la evolución de los software tradicionales, ya que fueron creados para manejar toda la información financiera de una empresa o persona natural desde una sola plataforma, simplificando procesos, generando cálculos y automatizando operaciones para quitarle carga operativa a los usuarios desde la nube, es decir, utilizando internet.

Esta característica representa un valor agregado, ya que se elimina la necesidad de instalar un programa en un computador y comprar una licencia como se hacía hasta hace poco. Lo cual generaba un costo alto y requería que se dispusiera de computadores con ciertas características que pudieran soportar esta carga, ya fuera por parte de la memoria o del procesador de los equipos.

Además, con un software tradicional se necesitaba disponer de tiempo para realizar las instalaciones en cada uno de los equipos que se fueran a destinar para este fin, por lo que además se corría el peligro de que, si el equipo sufría una falla, la información corriera peligro.

En cambio, al utilizar un programa contable en la nube toda la información y el trabajo que se haga desde la plataforma o se resguarde allí está respaldada en varios servidores de internet ubicados en distintas partes del mundo; estos son de la más alta calidad y cuentan con protocolos de seguridad muy rigurosos que no permiten que la información se pierda, incluso en el caso de que uno de ellos sufra deterioros.

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