Encuentra el mejor software administrativo para tu empresa con esta mega guía

A medida que el tiempo pasa se hace indispensable que implementes en tu negocio un software administrativo con el fin de mejorar la calidad de tu gestión, optimizando procesos y siendo mucho más efectivo y eficiente a la hora de crear estrategias, así como implementarlas, para impulsar tu empresa y llevarla a la cima.

Sin embargo, decidirse por un programa de este tipo no es nada fácil porque está en juego la estabilidad de tu negocio. Pensando en ello, hemos creado para ti esta práctica guía con todo lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software administrativo, así no dejas que nada se te escape y le regalas a tu negocio lo mejor.

¿Qué es un software administrativo?

Un software administrativo es una herramienta con la que puedes administrar tu negocio digitalmente en tiempo real, en cualquier momento y lugar como si estuvieras presencialmente allí.

Es un sistema que te permite reducir tareas operativas, agilizar procesos en tu empresa y contar con la seguridad y exactitud de la información porque al ser es un software totalmente integrado, los datos son exactos y la contabilidad siempre coincide con los movimientos financieros que realizas. Además, almacenas todo en la nube, puedes bloquear el ingreso de datos al cierre de mes y decidir quién registra información y quién no.

¿Para qué sirve un software administrativo?

Gracias a la revolución digital que ha tenido el mundo, los softwares administrativos llegaron para quedarse y ser la mano derecha de los empresarios del país, tengan grandes, medianas o pequeñas empresas. Por ello, este tipo de sistemas tienen varias funcionalidades que permiten planificar, organizar, controlar y optimizar el proceso administrativo que se lleva a cabo en las organizaciones.

Hemos preparado para ti las principales funcionalidades que tiene un software administrativo, así los conoces para qué sirve y seguramente te decides por implementarlo en tu negocio.

El software administrativo sirve para:

1.    Evaluar tus ventas, controlar las compras y aumentar tus ganancias.

Al tener toda la información de tu empresa centralizada puedes realizar un análisis por producto, periodo, vendedor o costos para ajustar tu estrategia, incrementar tu rentabilidad y sin duda mejorar tus ventas.

En otras palabras, te permite administrar de forma correcta y coherente las finanzas para determinar qué está bien o cuáles son las oportunidades de mejora. Esto promueve la toma de decisiones y tener un control exacto de los movimientos de tu empresa.

2.    Saber qué tienes y qué debes

Lleva seguimiento de la cartera que tienes por cobrar y de las cuentas por pagar a tus proveedores. Esto es posible porque el sistema administrativo te permite tener un registro detallado de tus clientes y acreedores para que con estos datos crees estrategias de cobranza desembolso a tus deudores u obligaciones respectivamente.

3.    Actualizar tu contabilidad en tiempo real

Ingresa documentos contables fácilmente y potencializa el trabajo de tu contador minimizando sus tareas operativas con el fin de ahorrarle tiempo así él puede enfocarse en realizar los mejores análisis y darte asesoría completa y valiosa que aporte al correcto desarrollo de tu empresa.

4.    Gestionar tu inventario

El software administrativo sirve para mantener la información actualizada del valor de tus productos, número de existencias y consolidados. Administrar correctamente el inventario es clave para cumplir oportunamente con los pedidos y requerimientos de tus clientes, asegúrate que al adquirir el software administrativo puedas gestionar tu stock y acceder a la información en tiempo real para atender las necesidades de tus clientes.

5.    Emitir documentos electrónicos siempre actualizados

Con el software administrativo al elaborar la factura electrónica de venta, esta se actualiza en línea con la información contable y administrativa (ventas, inventarios, cartera y contabilidad) para que puedas hacer seguimiento de tus transacciones y presentar estos comprobantes como soporte a la hora de cumplir con tus obligaciones tributarias.

6.    Cotizaciones y CMR

Con el sistema de software administrativo controla el proceso comercial desde el ingreso del lead hasta la compra.

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Características de un sistema administrativo

La principal característica de un Software Administrativo es que debe ser en la nube no sólo porque puedes manejar tu negocio en cualquier momento y desde el lugar en el que te encuentres, sino porque la información de tu empresa siempre estará segura y centralizada.

Sin embargo, existen otras características clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software administrativo, estas son:

Integración y alineación

El sistema administrativo debe caracterizarse por la capacidad en su interfaz de lograr integrar todas las áreas de la organización, las diferentes tareas y la información completa del negocio para que de esta forma los socios y directivos conozcan el estado actual y real de la empresa consultando el funcionamiento de cada área desde un mismo lugar.

Soporte técnico

Al momento de elegir un software administrativo para tu empresa debes asegurarte que cuente con la funcionalidad de realizar soporte técnico de forma automática y constante con el fin de resolver errores y problemas al instante, garantizando el buen funcionamiento del sistema y la seguridad de la información que allí se encuentra.

Capacitaciones

Además del soporte técnico es fundamental que elijas un proveedor tecnológico que te capacite y te forme para entender el ABC de su funcionamiento, de esta manera le sacarás todo provecho a la herramienta e impulsarás tu negocio para que llegue a ser el #1.

Facturación electrónica

Un buen Software Administrativo se caracteriza por tener un módulo de facturación electrónica completo, intuitivo, amigable, estable y alineado con todos los requisitos de ley para que factures electrónicamente sin mayor complicación optimizando tus tareas y brindando a tus clientes la mejor experiencia de usuario.

Centro de costos y gastos

Es clave que un software administrativo cuente con la posibilidad de cargar en la nube el soporte de tus costos y gastos así tu contador puede acceder a él cada vez que lo necesite y desde el lugar en el que se encuentre.

Gestión de cobranza

Con un Software administrativo siempre sabrás cómo está tu cartera, es decir, eso que debes y lo que te deben para que sea más sencilla la gestión de cobranza y conozcas en tiempo real esta información.

Realización y envío de cotizaciones

Un Software administrativo se caracteriza también porque te permite controlar todo el proceso comercial desde que entra el lead o cliente hasta el momento en que realiza la compra.

Gestión de inventario

En un software administrativo es clave que puedas gestionar y consultar la información del inventario de tu negocio en tiempo real con los saldos de existencias más sus precios y por bodega. Todo en un mismo lugar.

¿Cuál es la importancia de implementar un software administrativo en tu empresa?

Con el paso del tiempo la herramienta de un software administrativo se ha convertido en un recurso importante y clave dentro de las empresas y negocios por la oportunidad que les brinda a los empresarios de:

• Optimizar tareas
• Centralizar la información de la organización
• Mejorar los flujos de trabajo y,
• Reducir los costos

Según estudios realizados, se logra comprobar que más del 90% de las empresas que implementaron un software administrativo mejoraron de forma exponencial todos sus procesos comerciales y de gestión, debido a que el proveedor tecnológico que brinda este servicio pasa a convertirse casi que en socio estratégico que no sólo optimiza procesos, también permite un mejor análisis del estado en que se encuentra el negocio y por ende ayuda a la toma de decisiones importantes.

¿Qué debes tener en cuenta para elegir un software administrativo?

Debes tener en cuenta que un software administrativo, además, de contar con las funcionalidades que hemos venido mencionando, cubrir las necesidades de tu negocio y brindar los beneficios principales te permita:

Cumplir tus objetivos a través de un sistema de soporte que te respalde

El software administrativo, una vez lo implementas, se convierte en la piedra angular de tu negocio porque en él vas a depositar la información y a centralizar todas las áreas de la organización; por lo que no te puedes permitir errores ni intermitencias al usarlo. Por eso debes asegurarte de que el software cuente con un equipo de soporte técnico que te ayude a solucionar problemas técnicos las 24 horas del día y realice actualizaciones automáticamente ya que de ello depende el buen funcionamiento de tu organización y por ende el cumplimento de los objetivos que planteaste.

Reducir gastos con un software completo

Por lo general, un software administrativo está diseñado para optimizar y reducir los costos en tu negocio desde los flujos de trabajo en las diferentes áreas hasta la consulta en tiempo real de toda la actividad de tu empresa. Por eso es fundamental que al momento de tomar la decisión sobre cuál software elegir optes por uno que te brinde todas las funcionalidades, así como, la oportunidad de capacitarte para que entiendas el funcionamiento de este.

Garantizar la comunicación oportuna

Es fundamental que tu proveedor tecnológico esté en la nube porque eso te permite hacer seguimiento en tiempo real de toda la actividad de tu empresa para que puedas darte cuenta de su comportamiento y tomar decisiones a tiempo.

Adicionalmente comunicar a tus colaboradores sobre el estado de tu negocio y las respectivas medidas que tomes o a las conclusiones a las llegues, asimismo, dar respuesta a las solicitudes de tus clientes justo en el momento en que las realicen.   Se trata de conquistar el mercado mientras que en el proceso brindas a tus clientes y empleados la mejor experiencia.

3 Beneficios clave de implementar un software administrativo

Todas las empresas, sin importar su tamaño, necesitan de un software administrativo que les permita acceder a soluciones efectivas desde la nube y que faciliten sus procesos de gestión, contabilidad, nómina, inventario y control tributario.

Te presentamos a continuación, los principales beneficios que te ofrecen estos tipos de software en tu empresa:

Automatización de tareas y procesos

Con un software administrativo en la nube puedes automatizar las tareas y procesos operativos como la actualización de inventarios; la elaboración y recopilación de facturas; la liquidación de nómina para que te centres en la estrategia y enfoque del recurso humano.

Ahorro de tiempo y dinero

Cuando decides implementar un software administrativo en tu negocio realmente estás haciendo una inversión importante porque al hacerlo optimizas tu gestión, evitas gastos de papelería, impresión y envió de documentos. Además, agilizas las tareas operativas y reduces el margen de error.

Instalación en la nube

Ya no necesitas instalar programas robustos, complicados y costosos para operar un sistema administrativo ni preocuparte por hacer backups de la información. Porque al funcionar 100% en la nube puedes tener tus datos seguros y consultar cómo va tu empresa desde el lugar en el que te encuentres.

En conclusión, un software administrativo es la herramienta que necesitas para que la gestión de tu negocio sea mucho más efectiva, puedas tener mejores resultados, crezcas en el mercado, te posiciones como el #1 y tomes mejores decisiones respecto a la rentabilidad y posicionamiento de tu empresa.

Es la solución perfecta para tu emprendimiento si es que estás iniciando y aún no sabes cómo impulsarlo, además, te brinda la facilidad de tener el control de tu organización, sea grande o pequeña, en tiempo real en cualquier momento y desde el lugar en el que te encuentres.