Conoce qué es la nota de crédito y por qué es importante para tu empresa
Lleva el control de cualquier novedad en tus facturas, para que tu empresa tenga su contabilidad alineada y al día. Te contamos qué es una nota de crédito y por qué es un documento contable tan importante para respaldar tus operaciones financieras.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito a nivel contable es un documento electrónico tributario totalmente legal y válido ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), que se usa para corregir facturas cuando estas presentan un error luego de ser elaboradas.
Utilizar una nota de crédito en Chile es necesario para cumplir con lo que indica la ley. El Decreto Ley Nº 825 establece que las facturas que han sido emitidas no se pueden eliminar por ningún motivo; esto debido a que las empresas deben registrar y documentar todos los movimientos que realizan a través de números de folio, los cuales sirven para identificar la transacción.
En este sentido, cada factura tiene un número que la identifica de la misma manera que lo tienen las notas de crédito, por lo que al presentarse algún error con la factura esta se mantiene en la contabilidad, se ajusta con la nota crédito y se crea un nuevo documento con la información apropiada.
¿Quién debe emitir una nota de crédito?
Este documento contable debe ser elaborado y emitido por los vendedores de productos y prestadores de servicios. El comprobante debe ir dirigido al cliente que requiere del cambio o que solicitó ajustes en la factura.
Para qué sirve la nota de crédito
La nota de crédito te permite mantener alineadas tus finanzas y tu sistema contable, ya que cada folio electrónico tributario tiene una numeración específica que establece su orden; por ello está prohibido eliminar las facturas que presentan error sin haber creado la nota de crédito. Esta numeración da sentido a la contabilidad de una empresa.
La nota crédito, así como la factura electrónica, son dos de los documentos más utilizados por las pymes y empresas. En otras palabras, la nota de crédito es indispensable a la hora de modificar o corregir una factura, así como para evitar posibles inconvenientes fiscales o inconsistencias en los documentos enviados al SII.
¿Cómo se procesa la nota de crédito en la contabilidad?
El comprobante electrónico, luego de emitirse, se envía al cliente con copia de la factura que se modifica, para asegurar la devolución de dinero en caso de que el cliente haya alcanzado a pagar ya sea parcial o totalmente la cuenta. En ocasiones no se realiza la devolución de dinero, sino que se otorgan al cliente bonos redimibles o descuentos en futuras compras.
Así las cosas, la emisión de la nota de crédito genera, la mayoría de las veces, reembolso de las transacciones y este comprobante se convierte en un saldo positivo para el cliente, porque recibe alguna compensación (dinero o regalo) por parte de la empresa que presta el servicio o vende el producto.
¿Cuándo emitir una nota de crédito?
Te presentamos a continuación las ocasiones en las que debes emitir una nota de crédito:
¿Qué debe llevar una nota de crédito?
Este tipo de documento debe llevar los siguientes datos para que sea válido ante el SII, tanto para el empresario como para el cliente:
- Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente.
- Fecha de emisión
- Concepto o motivo por el que se realiza
- Importe total
- Monto de disminución (si se generará una nueva factura).
- Información del cliente como número de teléfono, nombre completo y documento de identidad.
- Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT, razón social, ciudad de la oficina, número de teléfono).
Nota importante: la información diligenciada en la nota de crédito debe ser la misma que se incluyó en la factura y adicionalmente debe tener la razón por la cual se modifica dicha factura.
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¿Por qué hacer notas créditos con Siigo?
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